Steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die Darreichung von Speisen, Getränken oder sonstigen Genussmitteln zum sofortigen Verzehr. Ihre steuerliche Behandlung ist komplex und erfordert eine präzise Abgrenzung sowie detaillierte Dokumentation. Grundsätzlich mindern betrieblich veranlasste Aufwendungen den steuerlichen Gewinn. Bei Bewirtungskosten gibt es jedoch Einschränkungen beim Abzug.

1. Abgrenzung und Definition

Es ist entscheidend, zwischen verschiedenen Arten der Verpflegungsgestellung zu unterscheiden:

• Bewirtungskosten im engeren Sinne: Dies sind Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass. Hierzu zählen Personen, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen, oder die den Betrieb im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit besuchen.
• Arbeitsverpflegung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse: Mahlzeiten, die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers oder Veranstalters abgegeben werden, stellen keinen Arbeitslohn dar und sind daher auch keine Bewirtungskosten im Sinne der Abzugsbeschränkungen. Dies ist der Fall, wenn die Verpflegung eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen ist und ein Eigeninteresse der Empfänger vernachlässigt werden kann. Beispiele sind Mahlzeiten während außergewöhnlicher Arbeitseinsätze zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, wie sie bei Filmproduktionen oder Festivalauf- und -abbauphasen anfallen können. Auch die Verpflegung von Besatzungsmitgliedern auf einem Flusskreuzfahrtschiff oder Mitarbeitern auf einer Offshore-Plattform wurde als nicht steuerpflichtig eingestuft, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers überwog.
• Aufmerksamkeiten: Geringfügige Sachleistungen, die üblicherweise im gesellschaftlichen Verkehr ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung führen, wie Kaffee, Tee oder Gebäck bei betrieblichen Besprechungen, gelten nicht als Arbeitslohn und sind daher voll abzugsfähig. Hierfür ist die Höhe der Aufwendungen nicht ausschlaggebend.
• Produkt-/Warenverkostungen: Wenn Hersteller oder Vertreiber von Speisen und Getränken durch die Bewirtung für ihre eigenen Produkte werben, die auch Gegenstand der Bewirtung sind, unterliegen diese Aufwendungen nicht der Abzugsbeschränkung und können als Werbeaufwand unbeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden.

2. Steuerliche Abzugsfähigkeit

Aufwendungen für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass sind grundsätzlich nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar. Die restlichen 30 % mindern den steuerlichen Gewinn nicht.

Wichtige Abgrenzungen zur Abzugsfähigkeit:

• Eigene Arbeitnehmer: Die Bewirtung eigener Arbeitnehmer fällt nicht unter die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Solche Aufwendungen können unbegrenzt abgezogen werden. Hierbei kann es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn oder, bei überwiegend eigenbetrieblichem Interesse, um steuerfreie Vorteile handeln.
• Catering bei Filmproduktionen/Events: Cateringkosten für ein Filmteam am Set sind in der Regel nicht als Bewirtung im Sinne des § 4 Abs. 5 EStG abzugsfähig, selbst wenn sie zur Aufrechterhaltung des Produktionsbetriebs notwendig sind. Sie werden stattdessen als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben gemäß § 12 Nr. 1 EStG angesehen, wenn sie lediglich der logistischen Versorgung dienen und nicht als eigenständige geschäftliche Veranlassung vorliegen. Dies gilt auch, wenn die Kosten vom Auftraggeber als Teil der Vergütung erstattet werden.

3. Nachweispflichten und Dokumentation

Der Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Bewirtungsaufwendungen ist eine gesetzliche Voraussetzung für den Abzug als Betriebsausgabe.

Folgende Angaben sind schriftlich zu machen:

• Ort der Bewirtung.
• Tag der Bewirtung.
• Teilnehmer: Die Namen aller Teilnehmer (auch des Steuerpflichtigen und seiner Arbeitnehmer) müssen grundsätzlich angegeben werden.
• Anlass der Bewirtung: Angaben wie „Arbeitsgespräch“ oder „Infogespräch“ sind nicht ausreichend. Es muss der konkrete geschäftliche Anlass klar ersichtlich sein.
• Höhe der Aufwendungen.
• Rechnung: Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügt die Angabe von Anlass und Teilnehmern, wenn die Rechnung beigefügt wird. Die Rechnung muss die Art, den Umfang, das Entgelt und den Tag der Bewirtung gesondert ausweisen.
• Zeitnahe Aufzeichnung: Die erforderlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden.
• Getrennte Aufzeichnung: Bewirtungsaufwendungen müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Eine erstmalige Verbuchung nach Ablauf des Geschäftsjahres reicht nicht aus. Bei Missachtung der getrennten Aufzeichnung sind die Aufwendungen vollständig nicht abzugsfähig.

4. Umsatzsteuerliche Behandlung

Der Vorsteuerabzug aus angemessenen Bewirtungsaufwendungen ist zulässig, auch bei Bewirtungen in unternehmenseigenen Kantinen oder Restaurants. Soweit es sich nicht um angemessene Bewirtungsaufwendungen handelt, ist der Vorsteuerabzug mangels unternehmerischer Veranlassung des Leistungsbezugs nicht möglich.

5. Zusammenfassung und Empfehlungen

Die korrekte Handhabung von Bewirtungskosten erfordert größte Sorgfalt und umfassende Dokumentation. Eine klare Abgrenzung zwischen geschäftlich veranlassten Bewirtungen, Arbeitsverpflegung im eigenbetrieblichen Interesse und geringfügigen Aufmerksamkeiten ist unerlässlich, um steuerliche Risiken zu vermeiden.

Kernempfehlungen:

• Konsequente Dokumentation: Führen Sie für jede Bewirtung detaillierte Nachweise gemäß den gesetzlichen Anforderungen (Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass, Höhe, Beleg).
• Separate Buchung: Buchen Sie Bewirtungskosten stets auf speziellen, getrennten Konten.
• Abgrenzung zum eigenbetrieblichen Interesse: Prüfen Sie stets, ob die Verpflegung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Veranstalters liegt, insbesondere bei Künstlern, Freelancern und ehrenamtlichen Helfern. Dies kann dazu führen, dass die Zuwendung nicht als steuerpflichtiger Vorteil beim Empfänger und als voll abzugsfähige Betriebsausgabe beim Veranstalter behandelt wird. Für selbstständige Künstler und Freelancer ist die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge nicht anwendbar. Eine strikte Zweckbindung und eingeschränkte Einlösbarkeit von Essens- und Getränkegutscheinen ist hierbei entscheidend, um den Charakter eines wirtschaftlichen Vorteils zu vermeiden.
• Vertragliche Klarheit: Halten Sie in Verträgen mit Künstlern und Freelancern explizit fest, dass die Verpflegung eine betrieblich notwendige Leistung und nicht Teil der Gage ist.

Durch die Beachtung dieser Punkte können Sie mögliche Nachfragen der Finanzbehörden minimieren und die steuerliche Unbedenklichkeit Ihrer Verpflegungsleistungen sicherstellen.