elektronischen Rechnung (E-Rechnung)

Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Business-to-Business (B2B)-Bereich in Deutschland markiert einen wesentlichen Schritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Das Wachstumschancengesetz, das in seinen wesentlichen Teilen zur E-Rechnung am 1. Januar 2025 in Kraft trat, ist die zentrale Rechtsgrundlage hierfür.

Ziel der Neuregelung ist es, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen zu fördern, die Effizienz zu steigern, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die Voraussetzungen für ein zukünftiges transaktionsbezogenes Meldesystem an eine staatliche Stelle zu schaffen.

1. Definition und Merkmale einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies unterscheidet sie von sogenannten "sonstigen Rechnungen".

• Sonstige Rechnungen umfassen Papierrechnungen oder elektronische Formate, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, wie beispielsweise einfache PDF-Dateien oder E-Mails mit Rechnungspflichtangaben ohne strukturierten Datensatz. Diese galten bis Ende 2024 noch als E-Rechnungen, sind aber ab 2025 im B2B-Verkehr nur noch in bestimmten Übergangszeiträumen und unter bestimmten Bedingungen zulässig.
• Der bisherige Vorrang der Papierrechnung gegenüber einer elektronischen Rechnung entfällt zukünftig.

2. Rechtliche Grundlagen

Die rechtliche Verankerung der E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor erfolgt durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108), welches § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) umfassend neu fasst.

• § 14 UStG (neue Fassung): Definiert den Begriff der E-Rechnung und legt die Anforderungen fest.
• EU-Richtlinie 2014/55/EU: Die nationale Regelung ist eng an diese europäische Initiative zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen gekoppelt und dient als Grundlage für die Definition und technischen Spezifikationen der E-Rechnung.
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024: Dieses Schreiben präzisiert die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung und deren Anwendung ab dem 1. Januar 2025.
• Ein Durchführungsbeschluss des Rates vom 25. Juli 2023 hat Deutschland ermächtigt, die verpflichtende elektronische Rechnung als strukturiertes elektronisches Format im B2B-Geschäftsverkehr zwischen in Deutschland ansässigen Steuerpflichtigen einzuführen, ohne die Zustimmung des Rechnungsempfängers einzuholen.

3. Zulässige Formate

Eine E-Rechnung muss inhaltlich der Europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen. Diese Norm definiert ein semantisches Datenmodell für den Kerninhalt einer elektronischen Rechnung, um die Interoperabilität sicherzustellen.

In Deutschland sind insbesondere folgende Formate relevant:

• XRechnung: Ein rein strukturiertes XML-Format, das die Vorgaben der europäischen Norm abbildet und nationale Anforderungen berücksichtigt. Es wird bereits im B2G-Bereich (Business-to-Government) für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ausgenommen Profile MINIMUM und BASIC-WL): Ein hybrides Format, das eine menschenlesbare Sichtkomponente (PDF-Datei) und einen strukturierten Datensatz (XML-Datei) kombiniert.
• Auch Formate aus anderen Staaten wie Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing sind zulässig.
• Alternativ kann ein elektronisches Format individuell zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden, sofern es die korrekte und vollständige Datenextraktion ermöglicht.

EDI-Verfahren (Elektronischer Datenaustausch): Diese sind bis zum 31. Dezember 2027 zulässig, sofern der Empfänger zustimmt und die Rechnungen die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 oder Nr. 2 UStG erfüllen oder eine Kompatibilität mit der EN 16931 besteht.

4. Empfangs- und Ausstellungspflichten

4.1. Empfangspflicht (Accounts Payable)

• Ab dem 1. Januar 2025 besteht für alle in Deutschland ansässigen B2B-Unternehmen die unbedingte Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
• Es gibt keine Übergangsregelung für den Empfang. Die bisher erforderliche Zustimmung des Empfängers zum Erhalt einer elektronischen Rechnung entfällt.
• Diese Pflicht gilt ausnahmslos, auch für Kleinunternehmer, pauschalierende Land- und Forstwirte sowie Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen.
• Ein einfaches E-Mail-Postfach ist ausreichend, um die gesetzliche Anforderung zum reinen Empfang der Datei zu erfüllen. Es erfüllt jedoch nicht die nachgelagerten prozessualen Anforderungen wie Validierung, Visualisierung, Datenextraktion und GoBD-konforme Archivierung.
• Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung oder ist er technisch dazu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. Die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Ausstellers gelten als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

4.2. Ausstellungspflicht (Accounts Receivable) – Übergangsfristen Für die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen sind mehrstufige Übergangsregelungen vorgesehen:

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht: Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt nicht für:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
• Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen, dürfen also auch nach den Übergangsfristen sonstige Rechnungen versenden. Die Empfangspflicht gilt für sie jedoch weiterhin.

5. Pflichtangaben und Umgang mit Anhängen

Eine E-Rechnung muss sämtliche Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten. Dazu gehören u.a. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, Entgelt und Steuerbetrag sowie den anzuwendenden Steuersatz.

• Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist im Falle von Abweichungen zwischen der visuellen Darstellung (PDF) und dem strukturierten Datensatz (XML) ausschließlich der Inhalt der XML-Datei maßgeblich für den Vorsteuerabzug.
• Rechnungsbegründende Unterlagen wie Leistungsnachweise, Stundenzettel oder Lieferscheine dürfen nicht als separate Dateien versendet werden, sondern müssen direkt in die E-Rechnungsdatei eingebettet werden. Ein bloßer Verweis auf ein externes Dokument durch einen Link ist nicht ausreichend.

6. Archivierung (GoBD-Konformität)

E-Rechnungen unterliegen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

• Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.
• Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.
• Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument (z. B. dem Bildteil einer hybriden Rechnung) Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke), sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass sie in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllen. Ist dies nicht der Fall, reicht die Aufbewahrung des strukturierten Teils aus.
• Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 AO).
• Ein einfaches E-Mail-Postfach, das PDF-Rechnungen enthält, stellt kein GoBD-konformes Archiv dar.

7. Abgrenzung zur E-Rechnung im B2G-Bereich

Die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung (B2G) ist bereits seit dem 27. November 2020 verpflichtend. Dort ist die XRechnung der zugrundeliegende Standard. Die nun eingeführten B2B-Regelungen nutzen zwar ähnliche Standards wie die EN 16931, sind aber eigenständig zu betrachten.