Elektronische Zuwendungsbestätigungen (ZWB) – Erstellung und Dokumentation nach steuerlichen und dokumentationsrechtlichen Anforderungen (GoBD, AO, EStR)

Erstellt von Sebastian Schulze, Geändert am Mo, 30 Jun um 4:41 NACHMITTAGS von Sebastian Schulze

Arbeitshilfe: Elektronische Zuwendungsbestätigungen (ZWB) – Erstellung und Dokumentation nach steuerlichen und dokumentationsrechtlichen Anforderungen (GoBD, AO, EStR)

1. Einleitung und rechtliche Grundlagen

Die Erstellung und Übermittlung elektronischer Zuwendungsbestätigungen ist seit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens grundsätzlich zulässig. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat dies mit Schreiben vom 6. Februar 2017 explizit für schreibgeschützte Dokumente (z. B. PDF) bestätigt. Ziel ist die Vereinfachung und Digitalisierung des Spendennachweisverfahrens.

Wichtige Grundsätze:

Die Zuwendungsbestätigung muss dem jeweils geltenden amtlichen Muster des BMF entsprechen.
Wortwahl und Reihenfolge der vorgegebenen Textpassagen müssen unverändert beibehalten werden; Umformulierungen sind unzulässig.
Nicht einschlägige Angaben dürfen weggelassen werden.
Danksagungen oder Werbung sind auf der Vorderseite unzulässig, können aber auf der Rückseite platziert werden.
Die Bescheinigung darf die Größe DIN A4 nicht überschreiten.
Die in den Mustern vorgesehenen Hinweise zu den haftungsrechtlichen Folgen der Ausstellung einer unrichtigen Zuwendungsbestätigung und zur steuerlichen Anerkennung sind zwingend zu übernehmen.

2. Anforderungen an die maschinelle und elektronische Erstellung

Für die maschinelle Erstellung von Zuwendungsbestätigungen sind folgende Voraussetzungen gemäß R 10b.1 Abs. 4 EStR zu erfüllen:

Die Nutzung eines entsprechenden Verfahrens muss dem zuständigen Finanzamt angezeigt werden.
Die Zuwendungsbestätigung muss einen Hinweis auf diese Anzeige an das Finanzamt enthalten.
Eine rechtsverbindliche Unterschrift als Faksimile oder in eingescannter Form ist zulässig.
Das Verfahren muss gegen unbefugte Eingriffe gesichert sein.
Das Buchen der Zahlungen und die Erstellung der ZWB müssen miteinander verbunden und die Summen abstimmbar sein.
Achtung: Für Sach- und Aufwandsspenden gilt diese Regelung zur maschinellen Erstellung nicht. Hier ist weiterhin eine händisch unterschriebene Bescheinigung erforderlich.

3. Dokumentation und Aufbewahrung

Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, ein Doppel der Zuwendungsbestätigung aufzubewahren. Die elektronische Speicherung ist ausreichend, sofern die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) eingehalten werden.

Aufbewahrungsfrist: Zuwendungsbestätigungen gelten steuerrechtlich als Buchungsbelege im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Für solche Belege gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die ZWB ausgestellt wurde. Die Angabe einer 7-jährigen Frist in einigen Quellen ist hierfür nicht ausreichend. Es wird dringend empfohlen, alle mit dem ZWB-Prozess verbundenen digitalen Artefakte (Datenbankeinträge, PDFs, Systemprotokolle, Verfahrensdokumentation) dieser 10-Jahres-Frist zu unterwerfen, um jegliches rechtliche Risiko auszuschließen.
GoBD-Konformität: Aufbau und Ablauf des maschinellen Verfahrens müssen für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbarsein (analog § 145 AO). Dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der GoBD genügt.
- Verfahrensdokumentation: Eine umfassende Verfahrensdokumentation gemäß GoBD-Standards ist zwingend erforderlich. Diese muss den gesamten Lebenszyklus der ZWB detailliert beschreiben und bei Änderungen aktualisiert werden. Sie muss die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit jedes Schrittes gewährleisten.
- Unveränderbarkeit: Elektronische ZWB und die zugrundeliegenden Daten müssen unveränderbargespeichert werden. Jede Änderung muss protokolliert werden.
- Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Informationen, einschließlich Protokolle über Erstellung und Versand, müssen vollständig erfasst und aufbewahrt werden.

4. Handhabung von Zweitschriften (Kopien bei erneuter Anforderung)

Wenn ein Spender eine bereits ausgestellte Spendenbescheinigung erneut anfordert (z. B. bei Verlust des Originals), muss diese als Zweitschrift ausgehändigt werden.

Zwingende Kennzeichnung: Es ist zwingend erforderlich, dass jede erneut ausgestellte ZWB unmissverständlich als "Kopie", "Duplikat" oder "Zweitschrift" gekennzeichnet ist. Dies verhindert die Gefahr einer doppelten steuerlichen Geltendmachung der Spende und beugt Haftungsrisiken vor.
Datierung der Zweitschrift: Obwohl keine einzelne Gesetzesnorm explizit ein "Datum der Neuausstellung" auf einer ZWB-Kopie vorschreibt, leitet sich diese Anforderung zwingend aus dem übergeordneten Grundsatz der Nachvollziehbarkeit der GoBD(§ 145 AO) ab.
- Die erneute Ausstellung einer ZWB stellt einen eigenständigen, protokollpflichtigen Geschäftsvorfall dar.
- Ein Datum der Neuausstellung auf dem Dokument selbst schafft eine unmittelbare Nachvollziehbarkeitfür einen Prüfer, während ein Systemprotokoll eine mittelbare Nachvollziehbarkeit erfordert.
- Dringende Empfehlung: Um maximale Rechtssicherheit, Transparenz gegenüber der Finanzverwaltung und zur Minimierung von Risiken bei Betriebsprüfungen zu gewährleisten, wird dringend empfohlen, das aktuelle Datum der Neuausstellung auf der Kopie zu vermerken. Dies ist auch gängige Praxis bei vielen Fachlösungen.
Interne Dokumentation des Versands: Die systemische Protokollierung jedes Versand- oder Download-Ereignisses ist eine GoBD-Anforderung und ein wichtiger Baustein für die Nachvollziehbarkeit. Es ist entscheidend, dass wirklich jeder Ausstellungs- und Versandvorgang lückenlos im System festgehalten wird. "Manuelle Einzelfälle", die nicht dokumentiert werden, stellen kritische Compliance-Lücken dar, die geschlossen werden sollten.

5. Elektronische Übermittlung an den Spender und das Finanzamt

Übermittlung an den Spender (z.B. per E-Mail oder Download-Portal): Die elektronische Übermittlung von ZWB an den Spender in Form schreibgeschützter Dokumente (z.B. PDF) ist zulässig. Es ist unerheblich, ob der Zuwendungsempfänger den Ausdruck übernimmt oder der Spender das Dokument selbst herunterlädt und ausdruckt – die Nachweiskraft für das Finanzamt ist gleichwertig. Bei einem Selbstbedienungsportal ist eine sichere Authentifizierung (z.B. Multi-Faktor-Authentifizierung) dringend empfohlen, und alle Abrufe müssen lückenlos protokolliert werden (wer, wann, welche Bescheinigung abgerufen hat, inkl. Zeitstempel und IP-Adresse).
Elektronische Übermittlung an das Finanzamt (§ 50 Abs. 2 EStDV): Der Zuwendende kann den Zuwendungsempfänger bevollmächtigen, die Zuwendungsbestätigung der Finanzbehörde nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Dies erfordert die Mitteilung der Identifikationsnummer des Spenders. Die Übermittlung muss bis zum 28. Februar des Folgejahres der Zuwendung erfolgen. Dieses Verfahren befindet sich jedoch derzeit noch in der Pilotierungsphase und ist mit hohem administrativem Aufwand verbunden.

6. Haftungsrisiken

Die Ausstellung einer unrichtigen Zuwendungsbestätigung kann zur Ausstellerhaftung nach § 10b Abs. 4 EStG führen. Dies bedeutet, dass die ausstellende Körperschaft für die dem Fiskus entgangene Steuer in Höhe von pauschal 30 % des bescheinigten Betrags haftet. Eine Unrichtigkeit liegt bereits bei formalen Abweichungen vom amtlichen Muster vor. Dokumentationsmängel können zudem zur Nichtanerkennung des maschinellen Verfahrens oder zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen.

Hinweis zur Nutzung: Diese Arbeitshilfe dient als Informationsgrundlage. Für spezifische Einzelfälle oder bei der Implementierung neuer Prozesse wird die Konsultation eines Steuerberaters oder Rechtsanwalts empfohlen.