Workshop und anschließende Betriebsveranstaltung

Workshop und anschließende Betriebsveranstaltung: Steuerliche Behandlung und Gestaltungsempfehlungen

Die Kombination eines fachlichen Workshops mit einer anschließenden geselligen Betriebsveranstaltung bietet Unternehmen attraktive Möglichkeiten zur Mitarbeiterbindung und -entwicklung. Jedoch birgt diese Konstellation steuerliche Herausforderungen. Eine korrekte Abgrenzung und Dokumentation beider Veranstaltungsteile ist entscheidend, um unerwünschte lohnsteuerliche Folgen zu vermeiden.

1. Der Workshop als Fortbildungsmaßnahme

Ein Workshop oder Seminar dient in der Regel der beruflichen Fortbildung der Mitarbeiter.

• Definition und Zweck: Aufwendungen für Fortbildungsmaßnahmen sind steuerlich als Betriebsausgabenunbeschränkt abzugsfähig, sofern sie ganz überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden. Ein solches Interesse liegt vor, wenn die Veranstaltung primär der Vermittlung, Vertiefung oder Erweiterung beruflicher Kenntnisse und Fähigkeiten dient, die für die Tätigkeit der Mitarbeiter erforderlich oder förderlich sind. Die Teilnahme hat oft verpflichtenden Charakter.
• Lohnsteuerliche Folgen: Die Kostenübernahme durch den Arbeitgeber führt in diesem Fall nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn bei den teilnehmenden Mitarbeitern. Dies gilt auch für die während des Workshops anfallenden Verpflegungskosten, da diese als notwendiger Bestandteil der Maßnahme gelten und keinen Entlohnungscharakter haben.
• Dokumentationsfokus: Entscheidend ist der Nachweis des beruflichen Inhalts, z. B. durch eine detaillierte Agenda mit Lernzielen.

2. Die Betriebsveranstaltung

Eine Betriebsveranstaltung ist gesetzlich in § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG definiert als eine „Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“.

• Definition und Zweck: Ihr primärer Zweck ist die Förderung des Betriebsklimas und die Stärkung des Kontakts der Arbeitnehmer untereinander, wie es bei Betriebsausflügen, Weihnachtsfeiern oder Firmenjubiläen der Fall ist.

• Teilnehmerkreis: Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.

  • Kriterium „Offenstehen für alle“: Dieses Kriterium ist seit 2015 nur noch Voraussetzung für die Gewährung des 110-Euro-Freibetrags, nicht aber für die grundsätzliche Definition einer Betriebsveranstaltung im lohnsteuerlichen Sinne. Das bedeutet, dass auch Veranstaltungen für einen begrenzten Mitarbeiterkreis (z. B. Führungskräfte, eine Abteilung) als Betriebsveranstaltung qualifiziert werden können.

• Häufigkeit: Der Freibetrag wird für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr und Arbeitnehmer gewährt. Bei mehr als zwei Veranstaltungen können die beiden günstigsten ausgewählt werden, die darüber hinausgehenden sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

• Der 110-Euro-Freibetrag: Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen stellen grundsätzlich Arbeitslohn dar. Der Gesetzgeber gewährt jedoch einen Freibetrag in Höhe von 110 Euro (brutto) pro teilnehmendem Arbeitnehmer für bis zu zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr. Es handelt sich um einen Freibetrag, d. h. nur der übersteigende Betrag ist lohnversteuert zu werden. Eine geplante Erhöhung auf 150 Euro wurde nicht umgesetzt.

• Einzubeziehende Kosten: In die Berechnung des Freibetrags sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einzubeziehen, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten des „äußeren Rahmens“ handelt. Dazu gehören z. B. Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten, Fahrt- und Übernachtungskosten, Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen, Geschenke sowie Aufwendungen für Räume, Musik und Eventmanager.

  • Nicht einzubeziehen sind rein rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers (z. B. anteilige Lohnkosten für die Organisation, Abschreibungen eigener Räume).

• Berechnung der Pro-Kopf-Kosten: Die Gesamtkosten sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung tatsächlich anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Kosten für angemeldete, aber nicht erschienene Gäste („No-Show-Kosten“) werden nicht eliminiert, sondern erhöhen den anteiligen Kostenbetrag für die anwesenden Teilnehmer.

• Begleitpersonen: Der auf eine Begleitperson (z. B. Ehepartner oder Kind) entfallende Kostenanteil ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson wird kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro gewährt.

• Besteuerung bei Überschreitung des Freibetrags: Nur der den Freibetrag übersteigende Betrag ist lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig